De webshop en verhuursoftware voor party- en cateringverhuur

Laat klanten zelf reserveren. Weet precies hoeveel je nog vrij hebt. En zie wat er terugkomt.

Verhuur je tenten, meubilair, servies, decoratie of cateringmateriaal? Dan gaat het bij jou zelden om één product. Het gaat om honderd stoelen, zestig couverts en twaalf statafels, voor een bruiloft op zaterdag en een bedrijfsfeest op dezelfde dag. En terwijl je dat uitzoekt, belt er iemand die wil weten of jullie die ronde tafels dan nog hebben.

Rentpro brengt je webshop, reserveringen, voorraad, planning, transport en administratie bij elkaar. Zodat je meer klussen kunt aannemen zonder dat je iedere aanvraag zelf moet natrekken.

Hoe weet je op dit moment of je zaterdag nog genoeg hebt?

Een klant vraagt of er voor zaterdag nog tachtig stoelen zijn. Iemand loopt de reserveringen na. Er staat al een bruiloft, en misschien nog een optie die nooit is bevestigd. Wat er precies is teruggekomen van vorige week weet je pas zeker als je gaat kijken.

En hoeveel van dat uitzoekwerk gebeurt bij jullie nog met een lijst, een agenda of gewoon uit het hoofd?

Zolang het rustig is, gaat dat prima. Maar in het hoogseizoen wordt datzelfde uitzoekwerk het knelpunt. Dan durf je een klus niet aan te nemen omdat je niet zeker weet of het past. Of je neemt hem wél aan en kom je er op vrijdag achter dat het net niet uitkomt.

Sinds 1999 uitsluitend verhuur. En dat verschil merk je.

We bouwen al sinds 1999 webshops en software, uitsluitend voor verhuurbedrijven. We doen dus niets anders. In die 27 jaar hebben we samen met honderden klanten een pakket ontwikkeld dat past bij de manier waarop een verhuurbedrijf echt werkt.

Dat verschil merk je vooral in de details.

Een gewone webshop verkoopt een product één keer. Jij verhuurt hetzelfde servies steeds opnieuw, aan steeds andere mensen. Beschikbaarheid hangt af van een datum. Een weekend heeft een ander tarief dan een week. Je verhuurt zelden één stuk, maar altijd aantallen. En de helft van je omzet zit in pakketten die alleen kloppen als élk onderdeel er is. Bovendien is wat vanavond terugkomt morgenochtend nog niet verhuurbaar, want het moet eerst door de was.

En als iets niet beschikbaar is, wil je niet automatisch "uitverkocht" tonen. Misschien heb je een alternatief in een andere kleur. Of kun je bijhuren bij een collega.

Dat zijn voor ons geen uitzonderingen waarvoor maatwerk nodig is. Dat is verhuur.

Van online reservering tot retour: één proces

Je webshop staat bij Rentpro niet los van je verhuursoftware. Wat je klant online doet, komt direct terecht in dezelfde omgeving waarin jij je beschikbaarheid, planning, uitgifte, retour, transport en administratie regelt.

En de orders die niet via je webshop binnenkomen?

Want die zijn er bij party- en cateringverhuur natuurlijk ook. Een vaste cateraar belt voor extra servies. Een klant appt dat er toch twintig stoelen bij moeten. Iemand komt langs om materiaal te reserveren. En voor een compleet bedrijfsfeest of evenement maak je eerst een offerte.

Een balieorder voer je zelf snel in de backoffice in en een offerte maak en verstuur je vanuit hetzelfde systeem. Alles komt in dezelfde database en planning terecht. De beschikbaarheid in je webshop is daardoor direct bijgewerkt.

Dat betekent:

• Eén planning, of de order nu online of handmatig binnenkomt
• Eén beschikbaarheid, voor je webshop en je backoffice
• Eén doorlopende factuurnummering, waar de order ook vandaan komt
• Geen losse koppeling tussen webshop en verhuursoftware die eerst nog gegevens moet synchroniseren

Zondagavond geboekt. Maandagochtend staat de order klaar.

Een klant reserveert zondagavond tien statafels, statafelrokken en glaswerk voor een feest. Hij kiest zijn huurperiode, voegt de aanvullingen toe, vult zijn postcode in en kiest voor bezorgen. Daarna rekent hij af met iDEAL.

Op dat moment staat de order in je planning en is de beschikbaarheid bijgewerkt. De klant heeft zijn bevestiging ontvangen, de pakbon kan worden klaargezet en de factuur staat via de koppeling in je boekhouding. Jij krijgt een pushbericht in de Rentpro app.

Maandagochtend hoef je de bestelling niet eerst uit een e-mail of webshop over te nemen. Je team kan verder met wat er daadwerkelijk klaar moet worden gezet.

Wat verandert er op een drukke vrijdagmiddag?

Morgen gaan er drie klussen uit. De bus wordt geladen, er staat nog een order klaar die vanmiddag wordt opgehaald, en er komt net een aanvraag binnen voor een feest van volgende week.

Juist dan wil je niet afhankelijk zijn van losse lijstjes of iemand die toevallig weet wat er nog in het magazijn ligt.

In Rentpro zie je welke orders morgen uitgaan, wat er terugkomt, wat er nog bij klanten staat en welke pakbonnen klaar moeten liggen. Je magazijn werkt met dezelfde informatie als kantoor, en je webshop verkoopt op basis van dezelfde beschikbaarheid.

Je hoeft dus niet harder te werken om meer klussen aan te kunnen. Je proces moet slimmer worden.

Minder afhankelijk van wat alleen jij weet

Bij veel verhuurbedrijven zit verrassend veel informatie in het hoofd van de eigenaar of een paar ervaren medewerkers.

Hoeveel van dat servies is er nu echt? Welke prijs hebben we deze klant vorig jaar gegeven? Zit die kandelaar in het bruiloftspakket of niet? Is de borg al terug?

Zolang het rustig is, werkt dat vaak prima. Maar als je groeit, groeit die afhankelijkheid mee.

Rentpro helpt om die informatie onderdeel te maken van je proces. Zodat collega's zelfstandig verder kunnen en jij niet voor iedere vraag nodig bent. Dat geeft niet alleen meer overzicht, maar ook meer rust als jij een dag niet op de zaak bent.

Party- en cateringverhuur heeft zijn eigen verhuurlogica

Honderd stoelen op voorraad betekent niet automatisch dat je er zaterdag nog honderd kunt verhuren. Een deel staat misschien al bij een andere klant. Servies dat vrijdagavond terugkomt, kan nog door de was moeten voordat het opnieuw de deur uit kan. En een compleet arrangement is pas beschikbaar als ook het laatste onderdeel van dat pakket vrij is.

Tegelijk komen spullen niet altijd compleet terug. Er ontbreken glazen, een tafel heeft schade of een krat bestek blijkt niet volledig. En heb je zelf niet genoeg materiaal meer beschikbaar, dan kun je soms bijhuren en de order toch uitvoeren.

Een paar ontbrekende glazen los je meestal wel op. Vrijdagmiddag ontdekken dat je voor de bruiloft van zaterdag twintig dezelfde stoelen tekortkomt terwijl de klant ervan uitgaat dat alles geregeld is, is een ander verhaal.

Dat zijn geen losse functies die toevallig ook in Rentpro zitten. Het zijn situaties waar party- en cateringverhuur iedere dag om draait.

Je koopt niet alleen software. Je krijgt 27 jaar verhuurervaring mee.

Sinds 1999 werken we iedere dag met verhuurbedrijven. Daardoor hebben we inmiddels heel wat gezien.

Hoe bied je een pakket aan zonder dat je voorraad vastloopt? Welke aanvullingen worden het vaakst vergeten en waar zet je die dan neer? Hoeveel reserveringstijd heb je in de praktijk echt nodig? En waar ontstaan de fouten bij uitgifte en retour?

Natuurlijk is ieder verhuurbedrijf anders. Maar veel uitdagingen hebben andere verhuurders vóór jou al opgelost.

En van die ervaring profiteer jij.

Daarom kijken we bij Rentpro niet alleen of de techniek werkt. We denken ook mee over hoe je webshop méér gaat verhuren: waar bezoekers afhaken, welke aanvullingen logisch bij een bestelling horen en hoe je een order makkelijker completer maakt. En over hoe je processen slimmer kunnen, zodat meer verhuur niet automatisch meer telefoontjes, uitzoekwerk of administratie betekent.

En als je ergens tegenaan loopt, krijg je gewoon iemand van Rentpro aan de lijn die jouw verhuurproces kent en met je meedenkt.

Want een webshop die niets oplevert, houdt niemand lang aan. Jouw groei is onze beste referentie.

Verhuurbedrijven die je voorgingen

Bekijk meer voorbeelden

Voor verschillende vormen van party- en cateringverhuur

Van servies en statafels tot tenten en professionele keukenapparatuur. Iedere vorm van verhuur heeft zijn eigen logistiek, maar planning, beschikbaarheid en administratie komen samen in hetzelfde Rentpro-systeem.

Benieuwd of Rentpro bij jullie manier van verhuren past?

Misschien werk je nu met een ander verhuurpakket. Misschien met een webshop en losse software. Of misschien werkt die voorraadlijst in Excel eigenlijk nog verrassend goed.

Dan heeft overstappen alleen zin als Rentpro jullie proces aantoonbaar makkelijker kan maken.

In een kennismaking laten we je daarom niet alleen het pakket zien. We kijken vooral naar hoe jullie nu werken: van aanvraag en beschikbaarheid tot uitgifte, retour, borg en facturatie.

Daarna kun je zelf beoordelen of Rentpro voldoende verschil maakt.