De webshop en verhuursoftware voor machine- en gereedschapsverhuur

Laat klanten zelf bestellen. Weet wat er beschikbaar is. En houd grip op iedere machine.

Verhuur je machines, gereedschap, steigers of hoogwerkers? Dan ken je de dagen waarop de telefoon niet stilstaat. Een klant wil weten of die trilplaat vrijdag beschikbaar is. Een andere vraagt wat een hoogwerker voor een week kost. Ondertussen moet er iets retour komen wat nog niet terug is, en liggen de bonnen van gisteren nog te wachten.

Rentpro brengt je webshop, reserveringen, voorraad, planning, transport en administratie bij elkaar. Zodat je minder tijd kwijt bent aan regelen en controleren, en meer orders kunt verwerken zonder dat je organisatie even hard hoeft mee te groeien.

Hoeveel werk zit er bij jullie nog tussen een klantvraag en een afgeronde verhuur?

Een klant belt of mailt of een machine beschikbaar is. Iemand kijkt het na. De prijs wordt berekend. De reservering wordt vastgelegd. De planning aangepast. Misschien moet er transport worden geregeld. Daarna volgen uitgifte, retour, borg en facturatie.

En hoeveel daarvan wordt bij jullie nog handmatig gedaan?

Dat zijn op zichzelf geen grote problemen. Totdat het druk wordt. Dan kost dubbel invoeren ineens uren, wordt een machine per ongeluk twee keer toegezegd of blijft een aanvraag te lang liggen.

Sinds 1999 uitsluitend verhuur. En dat verschil merk je.

We bouwen al sinds 1999 webshops en software, uitsluitend voor verhuurbedrijven. We doen dus niets anders. In die 27 jaar hebben we samen met honderden klanten een pakket ontwikkeld dat past bij de manier waarop een verhuurbedrijf echt werkt.

Dat verschil merk je vooral in de details.

Een gewone webshop verkoopt een product één keer. Jij verhuurt hetzelfde product steeds opnieuw. Beschikbaarheid hangt af van een periode. Een weekend heeft een ander tarief dan een week. De ene machine heeft een borg van € 500, de andere van € 2.000. Een zakelijke klant mag op rekening bestellen, terwijl een particulier vooraf betaalt.

En als een machine niet beschikbaar is, wil je niet automatisch "uitverkocht" tonen. Misschien heb je een alternatief. Of kun je hem inhuren bij een collega.

Dat zijn voor ons geen uitzonderingen waarvoor maatwerk nodig is. Dat is verhuur.

Van online bestelling tot retour: één proces

Je webshop staat bij Rentpro niet los van je verhuursoftware. Wat je klant online doet, komt direct terecht in dezelfde omgeving waarin jij je beschikbaarheid, planning, uitgifte, retour, transport en administratie regelt.

En de orders die niet via je webshop binnenkomen?

Want die zijn er bij machineverhuur natuurlijk ook. Een aannemer belt voor een trilplaat. Een vaste klant appt dat hij de hoogwerker nog een week nodig heeft. Iemand staat aan de balie en wil direct een machine meenemen. En voor een grotere aanvraag maak je eerst een offerte.

Een balieorder voer je zelf snel in de backoffice in en een offerte maak en verstuur je vanuit hetzelfde systeem. Alles komt in dezelfde database en planning terecht. De beschikbaarheid in je webshop is daardoor direct bijgewerkt.

Dat betekent:

• Eén planning, of de order nu online of handmatig binnenkomt
• Eén beschikbaarheid voor je webshop en je backoffice, zodat je online geen machine verkoopt die net aan de balie is meegegeven
• Eén doorlopende factuurnummering, waar de order ook vandaan komt
• Geen losse koppeling tussen webshop en verhuursoftware die eerst nog gegevens moet synchroniseren

Zondagavond besteld. Maandagochtend staat de machine klaar.

Een aannemer bestelt zondagavond een trilplaat voor maandag. Hij kiest zijn huurperiode, vinkt de accessoires aan die hij erbij nodig heeft, geeft aan of hij de machine ophaalt of laat bezorgen en rekent af met iDEAL.

Op dat moment staat de order in je planning en is de beschikbaarheid bijgewerkt. Je klant heeft zijn bevestiging ontvangen, de pakbon staat klaar en de factuur is aangemaakt en staat via de koppeling meteen in je boekhouding. Jij krijgt een pushbericht in de Rentpro app.

Maandagochtend weet het magazijn wat er klaar moet staan, en hoeft niemand die online bestelling eerst met de hand over te nemen.

Wat verandert er op een drukke maandagochtend?

De eerste klanten staan aan de balie. Twee chauffeurs zijn onderweg. Een hoogwerker komt later terug dan gepland en ondertussen komen de eerste telefoontjes binnen.

Juist dan wil je niet afhankelijk zijn van losse agenda's, briefjes of iemand die toevallig weet waar een machine staat.

In Rentpro zie je welke machines vandaag uitgaan, welke terugkomen, wat bij klanten staat en welke orders nog moeten worden klaargezet. Je magazijn werkt met dezelfde informatie als kantoor en je webshop verkoopt op basis van dezelfde beschikbaarheid.

Je hoeft dus niet harder te werken om meer verhuur aan te kunnen. Je proces moet slimmer worden.

Minder afhankelijk van wat alleen jij weet

Bij veel verhuurbedrijven zit verrassend veel informatie in het hoofd van de eigenaar of een paar ervaren medewerkers.

Wie heeft die machine mee? Wanneer komt hij terug? Welke prijs hebben we deze klant beloofd? Is de borg al betaald? Moet deze order bezorgd worden?

Zolang het rustig is, werkt dat vaak prima. Maar als je groeit, groeit die afhankelijkheid mee.

Rentpro helpt om die informatie onderdeel te maken van je proces. Zodat collega's zelfstandig verder kunnen en jij niet voor iedere vraag nodig bent. Dat geeft niet alleen meer overzicht, maar ook meer rust als jij een dag niet op de zaak bent.

Machineverhuur heeft zijn eigen verhuurlogica

Een hoogwerker die vanochtend terug had moeten zijn, kan in werkelijkheid nog bij een klant staan terwijl de volgende verhuur alweer gepland is. Een machine die te laat terugkomt, kan alweer voor de volgende order nodig zijn. Een trilplaat gaat misschien met accessoires mee die bij retour óók weer compleet terug moeten komen. En heb je een machine zelf niet meer beschikbaar, dan kun je soms bij een collega inhuren en de order toch uitvoeren.

Tegelijk wil je bij uitgifte en retour snel kunnen zien wat er meegaat, wat er terugkomt en welke afspraken bij de order horen. Staat de gewenste machine niet vrij, dan wil je liever een passend alternatief aanbieden dan de klant simpelweg met "niet beschikbaar" wegsturen.

Een ontbrekende machine is vervelend. Maandagochtend ontdekken dat de aannemer al voor je balie staat terwijl de machine die je hem hebt toegezegd nog op een andere bouwplaats staat, is het moment waarop een fout in je planning ineens het probleem van je klant wordt.

Dat zijn geen losse functies die toevallig ook in Rentpro zitten. Het zijn situaties waar machine- en gereedschapverhuur iedere dag om draait.

Je koopt niet alleen software. Je krijgt 27 jaar verhuurervaring mee.

Sinds 1999 werken we iedere dag met verhuurbedrijven. Daardoor hebben we inmiddels heel wat gezien.

Welke instellingen voorkomen onnodige telefoontjes? Wanneer helpt online beschikbaarheid juist bij conversie? Welke gerelateerde producten worden vaak vergeten? Hoe richt je borg handig in? En waar ontstaan in de praktijk fouten bij uitgifte en retour?

Natuurlijk is ieder verhuurbedrijf anders. Maar veel uitdagingen hebben andere verhuurders vóór jou al opgelost.

En van die ervaring profiteer jij.

Daarom kijken we bij Rentpro niet alleen of de techniek werkt. We denken ook mee over hoe je webshop méér gaat verhuren: waar bezoekers afhaken, welke accessoires logisch bij een machine horen en hoe je voorkomt dat "niet beschikbaar" automatisch een verloren order wordt. En over hoe je processen slimmer kunnen, zodat meer verhuur niet automatisch meer werk aan de balie of in het magazijn betekent.

En als je ergens tegenaan loopt, krijg je gewoon iemand van Rentpro aan de lijn die jouw verhuurproces kent en met je meedenkt.

Want een webshop die niets oplevert, houdt niemand lang aan. Jouw groei is onze beste referentie.

Verhuurbedrijven die je voorgingen

Voor verschillende vormen van machine- en gereedschapverhuur

Van handgereedschap en kleine machines tot bouwmaterieel, hoogwerkers en steigers. De verhuurlogica verschilt per bedrijf, maar planning, beschikbaarheid en administratie komen samen in hetzelfde Rentpro-systeem.

Benieuwd of Rentpro bij jullie manier van verhuren past?

Misschien werk je nu met een ander verhuurpakket. Misschien met een webshop en losse software. Of misschien werkt Excel eigenlijk nog verrassend goed.

Dan heeft overstappen alleen zin als Rentpro jullie proces aantoonbaar makkelijker kan maken.

In een kennismaking laten we je daarom niet alleen het pakket zien. We kijken vooral naar hoe jullie nu werken: van reservering en beschikbaarheid tot uitgifte, retour en facturatie.

Daarna kun je zelf beoordelen of Rentpro voldoende verschil maakt.